Die E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, gewinnt zunehmend an Bedeutung im Geschäftsleben. Durch die Digitalisierung vieler Unternehmensprozesse ist sie ein entscheidender Schritt zur Modernisierung und Effizienzsteigerung der Buchhaltung. Doch was genau ist eine E-Rechnung, wie kann man sie kostenlos erstellen, und wann wird sie verpflichtend? Dieser Artikel liefert einen Überblick.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die nicht in Papierform, sondern digital erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Anders als eine einfache PDF-Rechnung, die lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung darstellt, enthält die E-Rechnung strukturierte Daten in einem speziellen Format, das automatisiert von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann. Die wichtigsten Formate in der EU sind XML-basierte Standards, wie etwa ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung.
Wichtige Merkmale einer E-Rechnung:
- Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen (z.B. XML).
- Sie wird elektronisch übermittelt (z.B. per E-Mail, über ein Rechnungsportal oder über Netzwerke wie PEPPOL).
- Sie kann von der Buchhaltungssoftware des Empfängers automatisiert weiterverarbeitet werden, ohne manuelle Eingaben.
Wie erstellt man eine E-Rechnung mit kostenfreien Mitteln?
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen kann die Erstellung von E-Rechnungen zunächst wie eine komplexe und kostspielige Aufgabe erscheinen. Doch es gibt kostenfreie Lösungen, mit denen sich diese Aufgabe einfach bewältigen lässt:
- ZUGFeRD-Editoren:
ZUGFeRD ist ein weit verbreitetes Format für elektronische Rechnungen. Viele kostenlose Tools bieten die Möglichkeit, eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format zu erstellen. Beispiele hierfür sind:
- ZUGFeRD Online-Generatoren: Auf Websites wie „ferd-net.de“ oder „factur-x.io“ lassen sich kostenlos E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format generieren. Hier gibt man manuell die relevanten Rechnungsdaten ein, und das System erstellt eine E-Rechnung, die direkt versendet werden kann.
- PDF-Rechnung mit eingebettetem XML: Einige Programme ermöglichen es, eine Rechnung als PDF zu erstellen, in der die XML-Daten für die E-Rechnung bereits eingebettet sind. Dies ist für Unternehmen praktisch, die neben der digitalen Rechnung auch eine visuelle Darstellung für den Kunden benötigen.
- XRechnung-Webportale:
Das XRechnung-Format ist der Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland und wird in vielen Fällen auch für Privatunternehmen genutzt. Über Plattformen wie „rechnungsaustausch.org“ oder „xrechnung-bmf.gv.at“ (für Österreich) lassen sich XRechnungen online und kostenlos erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn man Rechnungen an Behörden oder andere öffentliche Auftraggeber senden muss. - Open-Source-Software:
Es gibt Open-Source-Lösungen wie „OpenZ“ oder „FacturaScripts“, die kostenlos heruntergeladen und genutzt werden können. Diese Software bietet eine umfassende Rechnungsfunktionalität, inklusive der Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen. - Cloud-basierte Lösungen:
Kostenfreie Cloud-Plattformen wie „InvoiceSimple“ bieten zwar vorwiegend die Erstellung klassischer Rechnungen an, doch einige von ihnen unterstützen auch E-Rechnungsformate. Diese Option kann eine einfache Lösung für Freiberufler oder Kleinunternehmer sein, die nur gelegentlich E-Rechnungen ausstellen müssen.
Wann wird die E-Rechnung zur Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise, und in vielen Ländern gibt es bereits verbindliche Regelungen, insbesondere im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern. Hier die wichtigsten Eckdaten:
- In Deutschland:
Seit dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten und Dienstleister, die an den Bund oder an öffentliche Institutionen Rechnungen stellen, verpflichtet, eine E-Rechnung im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format zu nutzen. Diese Regelung gilt für Rechnungen über 1.000 Euro.
Für die Länder und Kommunen wird die Pflicht zur E-Rechnung ab April 2024 in Kraft treten, wobei einige Bundesländer bereits strengere Regelungen haben. Nordrhein-Westfalen und Bayern beispielsweise haben die Pflicht zur E-Rechnung bereits früher eingeführt. - In der EU:
Seit 2019 ist die E-Rechnung bei grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen innerhalb der EU verpflichtend. Das bedeutet, dass Lieferanten und Dienstleister, die für Behörden in anderen EU-Ländern arbeiten, ihre Rechnungen elektronisch einreichen müssen. - Zukunftsperspektiven für Unternehmen:
Abgesehen von der Verpflichtung bei öffentlichen Aufträgen werden in vielen Ländern auch Regelungen für den B2B-Bereich vorbereitet. Italien hat hier bereits eine Vorreiterrolle eingenommen, wo die E-Rechnung seit 2019 verpflichtend für den gesamten B2B-Sektor ist. In Deutschland und anderen europäischen Ländern wird in den kommenden Jahren ebenfalls eine schrittweise Einführung erwartet.
Fazit: Die E-Rechnung als Zukunft der Buchhaltung
Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile: Sie spart Papier, reduziert Fehler bei der Datenübertragung und ermöglicht eine schnellere und effizientere Verarbeitung von Rechnungen. Für Unternehmen, die öffentliche Aufträge annehmen oder in Zukunft auf eine automatisierte Buchhaltung setzen wollen, ist die Umstellung auf E-Rechnungen unvermeidlich.
Durch kostenlose Tools und Plattformen ist es auch für kleinere Unternehmen und Freiberufler möglich, ohne großen Aufwand und Kosten elektronische Rechnungen zu erstellen. Angesichts der wachsenden Anforderungen an die E-Rechnung, insbesondere im öffentlichen Bereich, ist es ratsam, sich frühzeitig mit den verschiedenen Formaten und Technologien vertraut zu machen.
